Ένα πρότυπο έρχεται να βοηθήσει τις επιχειρήσεις στην Διαχείριση Πόρων Λογισμικού (SAM)

*του Διαμαντή Ζαφειριάδη

 

Καθώς διανύουμε περίοδο οικονομικής κρίσης, ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις επιδιώκουν μείωση δαπανών και εξασφάλιση ταμειακής ροής με απώτερο στόχο την σταθερότητα και την ομαλή λειτουργία των δραστηριοτήτων τους. Η υιοθέτηση προγραμμάτων Διαχείρισης Πόρων Λογισμικού (Software Asset Management – SAM) από επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και ανεξαρτήτως του κλάδου δραστηριοποίησης τους, αποτελεί μια ολοένα αυξανόμενη τάση καθώς αναγνωρίζεται ως η βάση για λύσεις των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν σχετικά με την διαχείριση των πόρων των λογισμικών τους. Τέτοιες δυσκολίες αφορούν την ανάπτυξη, την υποστήριξη, την ασφάλεια, τον έλεγχο του κόστους, και την τήρηση αδειών( software license).

Για την εφαρμογή ενός αποτελεσματικού SAM απαιτούνται συγκεκριμένα βήματα. Πρωταρχικό βήμα της εφαρμογής είναι η απογραφή των πόρων λογισμικού. Στην συνέχεια χρειάζεται μια αξιολόγηση της χρήσης του λογισμικού και αντιστοίχιση των υπαρχουσών αδειών με τους πόρους λογισμικού που έχουν απογραφεί. Ο Οργανισμός στην συνέχεια θα πρέπει να αξιολογήσει και αν χρειαστεί να αναθεωρήσει τις υφιστάμενες καταγεγραμμένες πολιτικές ή/και διαδικασίες που αφορούν την διαχείριση των λογισμικών, και να τις  γνωστοποιήσει στο προσωπικό. Το τελικό βήμα είναι να διασφαλίσει την συνεχιζόμενη ροή της εφαρμογής αυτών των διαδικασιών.

Ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα SAM, εξασφαλίζει μια κεντρική και αποτελεσματική διαχείριση και παρακολούθηση της χρήσης λογισμικού, πλήρη νομιμότητα και ασφάλεια των συστημάτων και των αρχείων της επιχείρησης. Με λίγα και απλά βήματα η επιχείρηση έχει ανά πάσα στιγμή ακριβή γνώση των αναγκών της, τίθεται σε πλεονεκτική θέση για την επίτευξη καλύτερων οικονομικών όρων αγοράς και ως εκ τούτου προβαίνει σε εξοικονόμηση χρημάτων από μελλοντικές δαπάνες για την αγορά προγραμμάτων λογισμικού. Και αυτό γιατί μειώνονται οι υπερβολικές δαπάνες με τον καθορισμό των πραγματικών αναγκών του οργανισμού σε λογισμικά και διαπραγματεύοντας τις καλύτερες επιλογές αδειών λογισμικού.

 

Επιπλέον, η εφαρμογή του SAM παρέχει προστασία από οικονομικούς και άλλους κινδύνους που ενέχει η χρήση μη αδειοδοτημένου λογισμικού, όπως η επιβολή ποινικών και διοικητικών κυρώσεων, διάφορα τεχνικά προβλήματα (προσβολή από ιούς, απώλεια αρχείων κλπ), μείωση στην αποδοτικότητα της λειτουργίας της επιχείρησης (π.χ. από πιθανές βλάβες στο δίκτυο των Η/Υ), απώλεια της δυνατότητας αναβαθμίσεων και τεχνικής υποστήριξης, και τέλος, δυσφήμιση της εταιρίας. Εξίσου σημαντικό είναι ότι το SAM προσφέρει τη δυνατότητα γρηγορότερης και πιο αποτελεσματικής λήψης αποφάσεων μέσω ενός οργανωμένου συστήματος αδειοδότησης, ενώ παράλληλα συμβάλλει στην πλήρη γνώση των πόρων της εταιρείας και στον αποτελεσματικό έλεγχο της αξιοποίησής τους τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα.

Ο Διεθνές Οργανισμός Τυποποίησης (ISO) έχει δημοσιεύσει δυο προτύπα που αφορούν την διαχείριση των πόρων Λογισμικού. Το πιο πρόσφατο πρότυπο  είναι το ISO/IEC 19770-1:2012 “Software asset management - Part 1: Processes and tiered assessment of conformance”που καθιερώνει τη βάση για ένα ολοκληρωμένο σύνολο διαδικασιών για Software Asset Management (SAM), χωρισμένο σε τέσσερα επίπεδα για να καταστήσει δυνατή τη σταδιακή εφαρμογή και αξιολόγηση. Η επιχείρηση έχει την δυνατότητα να αξιολογηθεί από ανεξάρτητο φορέα πιστοποίησης σχετικά με το επίπεδο ετοιμότητας που βρίσκεται. Τα επίπεδα αυτά είναι: 1. Αξιοπιστία Δεδομένων (Trustworthy Data), 2. Πρακτικές Διαχείρισης (Practical Management), 3. Επιχειρησιακή Ολοκλήρωση (Operational Integration) 4. Πλήρης Συμμόρφωσης με το SAM (Full ISO/IEC SAM Conformance).

 

Ο Κυπριακός Οργανισμός Τυποποίησης (CYS) ο οποίος είναι ο αρμόδιος φορέας για την υιοθέτηση και εφαρμογή των Ευρωπαϊκών και Διεθνών Προτύπων στην Κύπρο παρακολουθεί στενά το εν λόγω θέμα και  θα ενημερώνει όλους τους ενδιαφερόμενους για οποιεσδήποτε εξελίξεις.

Διαμαντής Ζαφειριάδης

*Λειτουργός Τυποποίησης του Κυπριακού Οργανισμού Τυποποίησης (CYS)